2025/03/10
「当社に合ったシステム設計で導入を支援していただき休職者管理の業務効率化をスムーズに実現できました」
人事本部 労務厚生部 ウェルネス推進室 菅原 英理子様 人事本部 労務厚生部 ウェルネス推進室 岩田 京子様
人材サービスを提供するパーソルテンプスタッフは、属人的かつ煩雑な休職者マネジメントの改善が課題だったという。
管理者側の工数削減や精度向上のみならず、従業員が安心して休職し、復職するには一元的なシステムの導入が必要と感じ、
2024 年に休業者管理・支援システムのADVANTAGE HARMONY（以降、ハーモニー）を導入。
「ハーモニーを軸に復職に向けた支援を進めていきたい」と考える同社の担当者様に、導入の背景と今後の展望について伺った。
■【ご導入いただいているサービス】休業・休職者管理システム『アドバンテッジハーモニー』
— パーソルテンプスタッフ様のハーモニー導入のポイント
■POINT1 休職者の対応状況やタスクの一元管理の必要性を感じていた
■POINT2 休職者・管理者双方が使いやすいハーモニーの設計を評価
■POINT3 導入に必要だったシステムの高度なセキュリティ機能をクリア
— 煩雑かつ連携の取りにくいアナログな管理方法が課題だった
当社では休職者管理について、主にメールとエクセルで従業員ごとに個別対応していました。
しかし従前の管理方法では、休職者情報が分散し、スケジュール計算やタスク管理がかなり煩雑な作業となっていました。
例えば私傷病での休職で、提出された医師の診断書を毎月確認・更新する作業が発生するなど、管理者の負担が増えることによるタスク漏れの
リスクが高まっていました。また、管理者側で対応状況の連携などが取りにくい点も課題となっていました。
そんななか、ハーモニーでは休職スケジュールやタスクの自動生成など、対応の標準化が可能な点、また対応履歴や提出書類などを従業員ごとの
ページで一元管理できる点などを知り、これなら当社の課題解決につながると考え、導入を決めました。
— 休職者とのインタラクティブなコミュニケーションが可能になった
導入後は、属人的ゆえの対応のばらつきがなくなり、リマインド機能で「誰がどういうタスクの期限なのか」が通知されるため、
タスクの抜け漏れが管理者・休職者側双方で予防できています。
また、これまではメールでタスクやお知らせを通知していましたが、なかにはやりとりが一方的になり、読んでもらっているのか不安なこともありました。
ハーモニーでは簡単に使えるメッセージ機能があり、ちょっとした質問を受け取ることが増え、休職者にとっても以前より気軽にコミュニケーションしやすくなったのではないかと思っています。また既読タグも確認できるため、管理者側にとってもお知らせがきちんと届いていることが確認できる安心感もあります。
また、休職中に社内イントラの案内が見られない場合でも、要望があればライブラリ機能に格納して資料を共有できるため、休職中のやり取りを補完するツールとして活用しています。個別のマイページがあることで、休職者にとっても「会社からの通知やタスクはここを見ればすべてわかる」という使いやすさにつながっていると思います。
とくに私傷病休職について、休職者情報はセンシティブな個人情報であり、組織内でどこまで展開するか気をつける必要があります。人事だけでなく産業医や保健師、所属上長など、情報に応じて閲覧権限を設定できる点も助かっています。
— 細かなセキュリティ面の要望にも対応
当社は人材派遣事業を行っているため、パーソナルデータの扱いにおいては厳しい社内審査があり、導入にあたってはセキュリティ面で様々な要件をクリアする必要がありました。
アドバンテッジリスクマネジメント様にはシステムの単なる機能説明にとどまらず、当社規定に応じたシステム設計になるようご対応いただき、スムーズに導入できました。
また、実務を踏まえてどのような機能が必要かも丁寧にヒアリングしていただき、我々も日々使っているうちに、「細かいところも配慮して設計してくださっているな」と導入後に気付いたこともあります。
休職者もスムーズに活用できており、操作面で質問や不満の声が届いたことは今のところ一度もありません。
— ハーモニーは休職者と会社のつながりを促す
休職者の休職理由は様々ですが、会社から離れている状態が続くと、復職に向けて不安が生じることもあると思います。
そこでハーモニーを通じて休職者と会社がつながることで安心感を醸成し、復職を支援する役割も少なからず果たせると考えています。
今後もハーモニーを軸に、休職者が安心して休んでもらえる環境を整えていきたいと考えています。
【Corporate Profile】
創 業：1973年
資本金：22億7300万円(2018年3月31日 現在)
従業員数：7万2905名(連結・2024年3月31日 現在)
事業内容：労働派遣事業、有料職業紹介事業
※文中記載の法人名・組織名・所属・肩書き・データなどは、すべて取材時点での情報です。